Waarom zit een mail in de map ongewenste e-mail?

Microsoft 365 controleert inkomende e-mail automatisch op spam, phishing en andere verdachte kenmerken. Sommige berichten worden daardoor in de map Ongewenste e-mail geplaatst. In dit artikel lees je waarom dat gebeurt en wat je zelf kunt doen.

Goed om te weten
Microsoft 365 beveiligt je mailbox automatisch tegen ongewenste en verdachte e-mail. Berichten die als mogelijke spam worden beoordeeld, kunnen automatisch naar de map Ongewenste e-mail worden verplaatst.

Waarom komt een e-mail in Ongewenste e-mail terecht?

Microsoft beoordeelt inkomende berichten op verschillende technische en inhoudelijke signalen.

Een bericht kan bijvoorbeeld als verdacht worden beschouwd door:

de reputatie van de afzender of verzendende mailserver;
een foutieve of onvolledige e-mailconfiguratie bij de afzender;
verdachte links of bijlagen;
kenmerken die overeenkomen met bekende spam- of phishingberichten;
ongebruikelijke verzendpatronen;
persoonlijke instellingen in jouw lijst met veilige of geblokkeerde afzenders.

Let op: een bericht in de map Ongewenste e-mail is niet automatisch kwaadaardig. Omgekeerd betekent een bericht in je Postvak IN ook niet automatisch dat het veilig is.

Een legitiem bericht staat in Ongewenste e-mail

Verwacht je een bericht en ben je zeker dat de afzender betrouwbaar is? Dan kun je het bericht als niet-ongewenst markeren.

Open de map Ongewenste e-mail.
Selecteer het bericht.
Kies Geen ongewenste e-mail of Niet ongewenst.

Afhankelijk van je Outlook-versie kan Outlook aanbieden om de afzender ook aan de lijst met veilige afzenders toe te voegen.

Controleer eerst de afzender. Markeer een bericht alleen als veilig wanneer je zeker bent dat het bericht en de afzender legitiem zijn. Klik niet eerst op links of bijlagen om dit te controleren.

Veilige afzenders toevoegen

Wanneer berichten van een betrouwbare afzender regelmatig in de map Ongewenste e-mail terechtkomen, kun je die afzender toevoegen aan je lijst met veilige afzenders.

In Outlook op het web en de nieuwe Outlook:

Open Instellingen.
Ga naar E-mail.
Open Ongewenste e-mail.
Ga naar Veilige afzenders en domeinen.
Kies Toevoegen.
Vul het volledige e-mailadres of domein in.
Sla de wijziging op.

Advies: voeg bij voorkeur een specifiek e-mailadres toe in plaats van een volledig domein. Zo maak je de uitzondering zo beperkt mogelijk.

Een afzender blokkeren

Ontvang je ongewenste berichten van een bepaalde afzender? Dan kun je die afzender blokkeren.

In Outlook op het web en de nieuwe Outlook:

Open Instellingen.
Ga naar E-mail.
Open Ongewenste e-mail.
Ga naar Geblokkeerde afzenders en domeinen.
Voeg het e-mailadres of domein toe dat je wilt blokkeren.
Sla de wijziging op.

Nieuwe berichten van die afzender worden vervolgens normaal rechtstreeks als ongewenste e-mail behandeld.

Veilige afzender betekent niet automatisch veilig bericht

Belangrijk
Voeg afzenders niet onnodig toe aan de lijst met veilige afzenders. Een uitzondering kan ervoor zorgen dat bepaalde spamcontroles minder zwaar doorwegen. Andere beveiligingscontroles van Microsoft 365 en eventueel Microsoft Defender for Office 365 blijven wel actief.

Een mailbox van een betrouwbare organisatie kan bovendien zelf gehackt worden. Ook een bericht van een gekende afzender kan daarom phishing of malware bevatten.

Controleer bij twijfel altijd:

of je het bericht verwachtte;
of het e-mailadres van de afzender exact klopt;
of de vraag in het bericht logisch is;
of er onverwachte links, bestanden of betalingsverzoeken aanwezig zijn.

Een volledige organisatie of domein veilig maken?

Voeg niet zomaar een volledig domein toe aan je persoonlijke veilige afzenders omdat één bericht foutief werd gefilterd.

Wanneer e-mail van een belangrijke leverancier, klant of andere organisatie structureel foutief wordt gefilterd, neem je best contact op met FLEXAMIT.

We kunnen dan onderzoeken waarom Microsoft het bericht als spam beoordeelt en of er een probleem is met de configuratie of reputatie van de afzender. Dat is veiliger dan zonder verdere analyse brede uitzonderingen toe te voegen.

Bericht lijkt phishing of kwaadaardig?

Open geen links of bijlagen wanneer je een bericht niet vertrouwt.

Bij twijfel: niet klikken.
Neem contact op met FLEXAMIT of gebruik de rapporteringsmogelijkheid voor phishing in Outlook wanneer die binnen je organisatie beschikbaar is.

Veelgestelde vragen

Kan FLEXAMIT garanderen dat een bepaald bericht nooit meer in Ongewenste e-mail terechtkomt?

Nee. De beoordeling van e-mail gebeurt op basis van meerdere controles en kan veranderen wanneer bijvoorbeeld de inhoud, afzenderreputatie of technische configuratie wijzigt.

Kan ik de spamfilter volledig uitschakelen?

Dit raden we niet aan. Spam- en phishingfilters zijn een belangrijke beveiligingslaag van Microsoft 365.

Waarom komt een afzender die vroeger wel werkte plots in Ongewenste e-mail terecht?

Dat kan onder andere komen door een wijziging aan de verzendende infrastructuur, foutieve e-mailauthenticatie, reputatieproblemen, de inhoud van het bericht of een gewijzigde beoordeling door Microsoft.

Zoeken

Welkom bij FLEXAMIT