Heb je per ongeluk bestanden of mappen verwijderd uit SharePoint of OneDrive? Dan zijn er vaak nog herstelmogelijkheden via de prullenbak, versiegeschiedenis of andere Microsoft 365-functies. Hoe sneller je handelt, hoe groter de kans dat de data eenvoudig kan worden hersteld.
Merk je dat belangrijke bestanden verdwenen zijn? Maak dan niet onnodig nieuwe mappen of bestanden aan op dezelfde locatie en wacht niet te lang met melden.
Eerst: waar stond het bestand?
De herstelmethode hangt af van waar de data stond.
Bijvoorbeeld:
- persoonlijke OneDrive;
- SharePoint-documentbibliotheek;
- een Teams-kanaal, waarvan bestanden technisch in SharePoint staan;
- een gesynchroniseerde map op je computer die via OneDrive met de cloud verbonden was.
als een SharePoint- of OneDrive-map met je computer synchroniseert, worden verwijderingen meestal ook met de cloud gesynchroniseerd.
1. Controleer de prullenbak
Verwijderde bestanden uit OneDrive en SharePoint komen doorgaans eerst in een prullenbak terecht.
Daar kan je bestanden en mappen vaak eenvoudig selecteren en herstellen.
Open OneDrive via Microsoft 365 en kies Prullenbak.
SharePoint:
Open de betreffende SharePoint-site en kies Prullenbak.
Na herstel keert het bestand normaal terug naar de oorspronkelijke locatie.
Hoe lang blijven verwijderde bestanden in de prullenbak?
In SharePoint Online en OneDrive for Business worden verwijderde items normaal gedurende een beperkte herstelperiode bewaard.
Binnen Microsoft 365 is de totale retentie van de prullenbak doorgaans 93 dagen vanaf de oorspronkelijke verwijdering, tenzij andere functies of beleidsregels van toepassing zijn.
De prullenbak is geen permanente archiefoplossing.
2. Ook uit de prullenbak verwijderd?
SharePoint beschikt over een tweede herstelstadium.
Wanneer een gebruiker een item uit de eerste prullenbak verwijdert, kan het item nog in de tweede-faseprullenbak terechtkomen.
Deze tweede prullenbak is vooral bedoeld voor sitebeheerders en biedt een extra herstelmogelijkheid.
De totale bewaartermijn blijft echter gekoppeld aan het moment waarop het item oorspronkelijk werd verwijderd.
3. Bestand bestaat nog, maar de inhoud is verkeerd?
Dan hoef je het bestand mogelijk niet uit de prullenbak te herstellen.
SharePoint en OneDrive ondersteunen versiegeschiedenis.
Daarmee kan je vaak een oudere versie van een document bekijken of herstellen.
Dit is bijvoorbeeld nuttig wanneer:
- gegevens per ongeluk overschreven zijn;
- een verkeerde versie werd opgeslagen;
- iemand grote wijzigingen heeft aangebracht;
- een Excel-, Word- of PowerPoint-bestand beschadigd werd.
4. Een hele OneDrive is beschadigd of massaal gewijzigd
OneDrive beschikt in ondersteunde zakelijke scenario's ook over mogelijkheden om grote aantallen wijzigingen terug te draaien.
Dat kan nuttig zijn bij bijvoorbeeld:
- massale accidentele wijzigingen;
- massale verwijderingen;
- ransomware;
- een fout synchronisatieproces.
Laat eerst beoordelen of een herstel op grotere schaal mogelijk en aangewezen is.
5. Wat als een hele SharePoint-site problemen heeft?
Bij grootschalige schade aan een SharePoint-site bestaan er bijkomende herstelmogelijkheden, afhankelijk van het incident en de beschikbare Microsoft 365-configuratie.
Daarom is het belangrijk om bij een groot incident niet zelf onmiddellijk allerlei herstelacties uit te voeren.
Wat als ik een bestand lokaal op mijn computer heb verwijderd?
Dat hangt af van de locatie.
Staat de map onder OneDrive of een gesynchroniseerde SharePoint-bibliotheek, dan kan de verwijdering naar Microsoft 365 zijn gesynchroniseerd.
Bijvoorbeeld:
of een SharePoint-bibliotheek die via OneDrive in Verkenner zichtbaar is.
Verwijderen in Verkenner verwijdert ook in de cloud
Dit wordt regelmatig verkeerd begrepen.
Wanneer een SharePoint-bibliotheek of OneDrive actief wordt gesynchroniseerd, werk je in Verkenner eigenlijk met dezelfde bestanden als in Microsoft 365.
Verwijder je daar een bestand, dan wordt die verwijdering normaal ook naar de cloud gesynchroniseerd.
Wijzigingen en verwijderingen worden juist gesynchroniseerd.
Wat als een medewerker honderden bestanden verwijdert?
Dan moet je eerst bepalen wat er precies gebeurd is.
Mogelijke oorzaken zijn:
- een menselijke fout;
- een verkeerde synchronisatieactie;
- een fout script;
- een vertrekkende medewerker;
- een gecompromitteerd account;
- ransomware.
IT moet dan mogelijk ook:
- aanmeldingen onderzoeken;
- auditlogs bekijken;
- het betrokken account blokkeren;
- sessies intrekken;
- het toestel onderzoeken;
- bepalen welke herstelmethode het veiligst is.
Wat als ransomware de bestanden heeft aangepast?
Wanneer ransomware bestanden versleutelt, kan OneDrive de gewijzigde bestanden naar de cloud synchroniseren.
Microsoft 365 bevat verschillende mechanismen die herstel kunnen ondersteunen, zoals versiegeschiedenis en herstelmogelijkheden voor OneDrive.
Maar je moet eerst voorkomen dat de oorzaak verder wijzigingen blijft veroorzaken.
Begin niet zelf massaal bestanden terug te zetten terwijl het geïnfecteerde toestel nog actief synchroniseert. Contacteer onmiddellijk je IT-beheerder.
Kan IT zien wie een bestand verwijderd heeft?
Microsoft 365 beschikt over auditing waarmee veel activiteiten kunnen worden onderzocht, afhankelijk van licentie, configuratie en bewaartermijnen.
Bij grotere incidenten kan IT bijvoorbeeld proberen te achterhalen:
- welke gebruiker een actie uitvoerde;
- wanneer de actie plaatsvond;
- welke bestanden getroffen zijn;
- of er verdachte aanmeldingen waren;
- of er sprake is van een groter beveiligingsincident.
En als de standaard Microsoft-herstelmogelijkheden niet meer volstaan?
Dan hangt het af van de backup- en retentieoplossingen die je organisatie vooraf heeft ingericht.
Een aanvullende Microsoft 365-backup kan bijvoorbeeld een extra herstelmogelijkheid bieden buiten de gewone prullenbak en versiegeschiedenis.
Je kan na dataverlies niet alsnog beslissen dat de bestanden gisteren geback-upt hadden moeten worden.
Waarom cloudopslag toch veel veiliger is dan één lokale kopie
Dat er herstelprocedures nodig zijn, betekent niet dat lokaal werken veiliger is.
Integendeel.
Correct beheerde SharePoint- en OneDrive-omgevingen bieden onder andere:
- centrale opslag;
- versiegeschiedenis;
- prullenbakken;
- rechtenbeheer;
- auditing;
- retentionmogelijkheden;
- backupmogelijkheden;
- toegang vanaf vervangtoestellen.
Wat moet je vooral niet doen?
- niet onmiddellijk panikeren en honderden bestanden handmatig terugzetten;
- niet blijven synchroniseren wanneer je ransomware vermoedt;
- niet een volledige mapstructuur opnieuw aanmaken voordat duidelijk is wat verdwenen is;
- niet wachten tot weken later om het probleem te melden;
- niet aannemen dat een gesynchroniseerde lokale kopie een backup is.
Wanneer moet je FLEXAMIT inschakelen?
Neem zeker contact op wanneer:
- je het bestand niet meer in de gewone prullenbak vindt;
- veel bestanden tegelijk verdwenen zijn;
- een volledige mapstructuur verdwenen is;
- een gebruiker zegt dat hij niets verwijderd heeft;
- je ransomware vermoedt;
- het incident een vertrekkende medewerker betreft;
- belangrijke bedrijfsdata geraakt is;
- je niet zeker weet welke herstelactie veilig is.
Bij dataverlies onderzoeken we indien nodig ook waarom de data verdwenen is, welke Microsoft 365-herstelmogelijkheden beschikbaar zijn en of er aanwijzingen zijn voor accountmisbruik, ransomware of een ander security-incident.
Onze cybersecurityexpertise werd drie jaar op rij erkend door onze Microsoft-distributeur met de award Cybersecurity Partner of the Year.
Bestanden kwijt?
Meld het zo snel mogelijk.
Ben je klant bij FLEXAMIT? Neem contact op via:
support@flexamit.com
Vermeld indien mogelijk:
- welke bestanden of mappen ontbreken;
- waar ze stonden;
- wanneer je ze voor het laatst hebt gezien;
- of het om één bestand of veel bestanden gaat;
- of je weet wie de verwijdering heeft uitgevoerd;
- of je verdachte activiteit of ransomware vermoedt.
Wil je vooraf zeker weten dat herstel mogelijk is?
Dan moet je niet wachten tot er data verloren gaat.
FLEXAMIT kan je Microsoft 365-omgeving controleren op:
- SharePoint- en OneDrive-inrichting;
- retentie;
- backup;
- security;
- auditing;
- herstelprocedures.
Zo weet je vooraf wat herstelbaar is in plaats van dat pas tijdens een incident te ontdekken.
Neem contact op met:
sales@flexamit.com
Kort samengevat
- Controleer eerst de OneDrive- of SharePoint-prullenbak.
- SharePoint en OneDrive bewaren verwijderde items normaal gedurende een beperkte herstelperiode.
- SharePoint heeft ook een tweede-faseprullenbak.
- Gebruik versiegeschiedenis wanneer een bestand nog bestaat maar verkeerd werd gewijzigd.
- Verwijderen in een gesynchroniseerde map kan ook de cloudversie verwijderen.
- Een gesynchroniseerde lokale map is geen backup.
- Bij massale verwijderingen moet ook aan een security-incident worden gedacht.
- Vermoed je ransomware, stop dan eerst verdere synchronisatie en neem contact op met IT.
- Een aanvullende backup kan herstelmogelijkheden bieden wanneer standaard Microsoft 365-herstel niet meer volstaat.
- Hoe sneller dataverlies wordt gemeld, hoe groter de kans op eenvoudig herstel.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.