De eerste werkdag van een nieuwe medewerker zou niet moeten beginnen met:

• "Mijn laptop is er nog niet."
• "Ik kan niet aanmelden."
• "Ik heb geen toegang tot Teams."
• "Mijn mailbox bestaat nog niet."
• "Welke programma's heb ik eigenlijk nodig?"
• "Kan iemand mij even administrator maken?"

Waarom is vooraf regelen zo belangrijk?

IT-onboarding gaat niet alleen over een laptop bestellen.

Een nieuwe medewerker krijgt toegang tot bedrijfsinformatie, communicatie, applicaties en soms gevoelige gegevens.

Daarom moeten verschillende zaken correct op elkaar afgestemd worden:

• identiteit;
• Microsoft 365;
• toestelbeheer;
• security;
• toegangsrechten;
• SaaS-applicaties;
• Teams en SharePoint;
• gedeelde mailboxen;
• telefonie;
• eventuele specifieke bedrijfsapplicaties.

1. Bezorg IT tijdig de juiste gegevens

Voor een goede onboarding heeft IT minstens correcte basisinformatie nodig.

Denk aan:

• volledige naam;
• startdatum;
• functie;
• afdeling;
• leidinggevende;
• werkplaats of vestiging;
• benodigde hardware;
• welke applicaties nodig zijn;
• welke Teams, SharePoint-sites en groepen nodig zijn;
• welke gedeelde mailboxen nodig zijn;
• eventuele bijzondere rechten.

2. Maak het Microsoft 365-account vooraf aan

Het gebruikersaccount vormt meestal de basis van de digitale identiteit.

Daarop worden onder andere gekoppeld:

• e-mailadres;
• Microsoft 365-licentie;
• Teams;
• SharePoint;
• OneDrive;
• securitygroepen;
• andere cloudapplicaties.

Het account wordt best voorbereid vóór de eerste werkdag, maar toegang hoeft niet noodzakelijk al actief te zijn voordat de medewerker effectief start.

3. Kies de juiste Microsoft 365-licentie

Niet iedere medewerker heeft dezelfde licentie nodig.

Een administratieve medewerker, een magazijnmedewerker en een IT-beheerder gebruiken mogelijk een volledig andere combinatie van diensten.

Kijk daarom naar:

• e-mailbehoefte;
• desktop Office-apps;
• Teams;
• Intune;
• securityfunctionaliteit;
• eventuele extra Microsoft-diensten;
• andere SaaS-applicaties.

4. Zorg dat de laptop klaarstaat

Een bedrijfslaptop moet meer zijn dan een nieuwe computer uit de doos.

Voor de eerste werkdag moet het toestel idealiter:

• geregistreerd zijn in de beheeromgeving;
• de juiste beveiligingsinstellingen hebben;
• schijfversleuteling gebruiken;
• endpoint protection hebben;
• de nodige applicaties bevatten;
• updates ontvangen;
• klaar zijn om door de juiste gebruiker in gebruik genomen te worden.

5. Beveilig het toestel vanaf het eerste gebruik

Security hoort niet pas weken later geactiveerd te worden.

Een modern bedrijfstoestel hoort vanaf de eerste aanmelding correct beveiligd te zijn.

Denk onder andere aan:

• BitLocker of andere schijfversleuteling;
• Windows Hello;
• MFA;
• endpoint security;
• automatische updates;
• toestelcompliance;
• Conditional Access;
• centraal beheer.

6. Regel MFA vóór de medewerker echt begint te werken

De eerste aanmelding is een logisch moment om sterke authenticatie correct in te richten.

Afhankelijk van de omgeving kan dat bijvoorbeeld gebeuren via:

• Microsoft Authenticator;
• passkeys;
• Windows Hello for Business;
• andere goedgekeurde authenticatiemethoden.

7. Geef alleen de rechten die nodig zijn

Een veelgemaakte fout bij onboarding is rechten kopiëren van een bestaande medewerker.

Bijvoorbeeld:

Dat lijkt snel, maar Jan kan doorheen de jaren allerlei extra rechten hebben gekregen die niet bij de nieuwe functie horen.

8. Regel Teams en SharePoint bewust

Niet iedere nieuwe medewerker hoort automatisch toegang te krijgen tot alle Teams en SharePoint-sites van zijn afdeling.

Controleer:

• welke Teams nodig zijn;
• welke SharePoint-sites nodig zijn;
• welke groepen daarbij horen;
• of alleen lezen of ook bewerken nodig is;
• of gevoelige informatie aanwezig is.

9. Vergeet gedeelde mailboxen en distributielijsten niet

Een medewerker heeft mogelijk toegang nodig tot:

• sales@;
• info@;
• support@;
• facturatie@;
• andere gedeelde mailboxen;
• distributielijsten;
• Microsoft 365-groepen.

Ook hier geldt: alleen wanneer dit functioneel nodig is.

10. Regel ook andere SaaS-applicaties

Microsoft 365 is zelden de enige applicatie die iemand gebruikt.

Denk bijvoorbeeld aan:

• CRM;
• ERP;
• boekhouding;
• HR-platform;
• ticketing;
• telefonie;
• wachtwoordmanager;
• projectmanagement;
• klant- en leveranciersportalen.

11. Gebruik persoonlijke accounts

Waar mogelijk krijgt iedere medewerker een eigen account.

Vermijd constructies zoals:

Persoonlijke accounts zorgen voor:

• duidelijke accountability;
• betere logging;
• persoonlijke MFA;
• eenvoudigere onboarding;
• veel veiligere offboarding.

12. Gebruik een wachtwoordmanager

Heeft de medewerker toegang nodig tot gedeelde bedrijfscredentials?

Deel die niet via:

• e-mail;
• Teams;
• WhatsApp;
• Excel;
• een briefje naast het scherm.

Gebruik een professionele wachtwoordmanager waarin toegang centraal toegekend en later weer ingetrokken kan worden.

13. Vergeet security awareness niet

Een nieuwe medewerker moet niet alleen weten hoe Teams werkt.

Hij of zij moet vanaf het begin weten:

• hoe phishing eruit kan zien;
• dat onverwachte MFA-verzoeken geweigerd moeten worden;
• hoe verdachte berichten gemeld worden;
• hoe bedrijfsdata veilig wordt gedeeld;
• wat het beleid rond wachtwoorden is;
• wat te doen bij verlies van een toestel;
• wie bij twijfel gecontacteerd moet worden.

14. GDPR begint ook op dag 1

Een nieuwe gebruiker krijgt mogelijk toegang tot persoonsgegevens van:

• klanten;
• leveranciers;
• collega's;
• sollicitanten;
• andere betrokkenen.

Ook vanuit GDPR-oogpunt moet toegang dus beperkt zijn tot wat iemand voor zijn functie nodig heeft.

15. Geef administratorrechten alleen wanneer ze echt nodig zijn

Een medewerker administrator maken "omdat dat gemakkelijker is" is geen goed uitgangspunt.

Verhoogde rechten vergroten de impact van:

• menselijke fouten;
• malware;
• accountmisbruik;
• phishing;
• een gecompromitteerd toestel.

16. Denk nu al aan de latere offboarding

Een goede onboarding maakt een toekomstige offboarding voorspelbaar.

Als bij onboarding geregistreerd wordt:

• welke accounts zijn aangemaakt;
• welke licenties zijn toegewezen;
• welke groepen iemand heeft;
• welke applicaties gebruikt worden;
• welke toestellen zijn gekoppeld;
• welke bijzondere rechten bestaan;

weet je later ook wat opnieuw moet worden ingetrokken.

Wie mag een nieuwe gebruiker aanvragen?

Ook onboarding mag niet uitsluitend op basis van een informeel verzoek gebeuren.

Een nieuwe gebruiker kan immers toegang krijgen tot gevoelige bedrijfsinformatie, persoonsgegevens en bedrijfsapplicaties.

FLEXAMIT verwacht daarom dat aanvragen afkomstig zijn van een bevoegde of gemandateerde persoon binnen de organisatie.

Afhankelijk van de klant kan dat bijvoorbeeld zijn:

• de zaakvoerder;
• HR;
• de leidinggevende;
• een aangeduide IT-verantwoordelijke;
• een andere formeel gemandateerde contactpersoon.

Hoe ziet een ideale eerste werkdag eruit?

Hoe ziet een slechte eerste werkdag eruit?

Dat is niet alleen inefficiënt. Verschillende van die tijdelijke oplossingen creëren ook security- en privacyrisico's.

Gebruik een vaste onboardingprocedure

Nieuwe medewerkers zouden niet telkens via losse e-mails en mondelinge instructies moeten worden ingericht.

Een goede organisatie werkt met een vaste checklist.

FLEXAMIT kan het volledige onboardingproces beheren

Een goede onboarding combineert:

• Microsoft 365;
• identity & access management;
• cybersecurity;
• endpoint management;
• hardware;
• SaaS-applicaties;
• security awareness;
• privacy en GDPR;
• bedrijfsprocessen.

Nieuwe medewerker op komst?

Wil je onboarding structureel verbeteren?

Heeft je organisatie geen vaste onboardingprocedure of worden nieuwe medewerkers vandaag nog telkens ad hoc ingericht?

Kort samengevat