Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Zoeken

Welkom bij FLEXAMIT

Maakt Microsoft 365 automatisch een volledige backup?

Wim van Sprundel

Nee, Microsoft 365 is niet hetzelfde als een klassieke volledige backupoplossing. Microsoft beschermt de beschikbaarheid van zijn platform en biedt functies zoals retentie, prullenbakken en versiebeheer, maar dat betekent niet automatisch dat je altijd onafhankelijk een volledige kopie van al je Microsoft 365-data kan terugzetten.

 

Belangrijk onderscheid:

Microsoft zorgt ervoor dat Microsoft 365 als clouddienst betrouwbaar en beschikbaar blijft. Dat is niet hetzelfde als een onafhankelijke backup van jouw Exchange, OneDrive, SharePoint en Teams-data.

 

Wat beschermt Microsoft zelf?

Microsoft bouwt veel redundantie en beschikbaarheid in zijn cloudplatform.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • replicatie van data binnen de Microsoft-infrastructuur;
  • bescherming tegen hardwarefalen;
  • servicecontinuïteit;
  • platformherstel;
  • ingebouwde herstelmogelijkheden binnen bepaalde Microsoft 365-diensten.
Dat is uitstekend voor de beschikbaarheid van de dienst.
Maar beschikbaarheid van het platform is niet hetzelfde als een backupstrategie voor jouw organisatie.

 

Welke herstelmogelijkheden zijn standaard aanwezig?

Microsoft 365 bevat verschillende ingebouwde mechanismen die in veel situaties erg nuttig zijn.

Bijvoorbeeld:

  • prullenbakken in SharePoint en OneDrive;
  • versiegeschiedenis van bestanden;
  • Deleted Items en Recoverable Items in Exchange;
  • retention policies en retention labels, indien correct geconfigureerd;
  • andere herstel- en compliancefuncties afhankelijk van licentie en configuratie.
Die functies kunnen veel incidenten oplossen.
Maar ze zijn niet automatisch hetzelfde als een afzonderlijke, onafhankelijke backupkopie.

 

Waarom is versiebeheer geen volledige backup?

Versiegeschiedenis helpt wanneer een bestand verkeerd werd aangepast of overschreven.

Je kan dan vaak naar een oudere versie terugkeren.

Dat is waardevol, maar het heeft een ander doel dan backup.

Versiebeheer
bewaart wijzigingen binnen het primaire platform. 

Backup
bewaart een herstelbare kopie die volgens een apart backupbeleid wordt beheerd.

Een backupstrategie moet onder andere bepalen:

  • wat er geback-upt wordt;
  • hoe vaak;
  • hoe lang;
  • welke herstelpunten beschikbaar zijn;
  • hoe snel data kan worden teruggezet;
  • wie herstel mag uitvoeren.

 

Waarom is de prullenbak geen backup?

De prullenbak is ontworpen voor herstel na verwijdering.

Maar ook daar gelden bewaartermijnen en productregels.

Bovendien helpt een prullenbak alleen wanneer de verwijderde data nog binnen de herstelbare periode valt en niet op een manier verloren is gegaan die buiten dat mechanisme valt.

"Het staat nog in de prullenbak" is een herstelmogelijkheid, geen backupbeleid.

 

En retention dan?

Microsoft Purview retention kan zeer krachtig zijn.

Daarmee kan je bijvoorbeeld regels instellen om bepaalde informatie gedurende een bepaalde periode te bewaren, zelfs wanneer een gebruiker ze verwijdert.

Dat is vooral belangrijk voor:

  • compliance;
  • juridische bewaring;
  • records management;
  • interne bewaarbeleidsregels.
Retention en backup hebben verschillende doelstellingen.
Retention bepaalt hoe lang informatie bewaard moet blijven. Backup draait om herstelbaarheid na verlies, verwijdering, corruptie of andere incidenten.

 

Wat als een gebruiker per ongeluk iets verwijdert?

Dan zijn de ingebouwde Microsoft 365-herstelmogelijkheden vaak de eerste plaats om te kijken.

Bijvoorbeeld:

  • prullenbak;
  • tweede prullenbak in SharePoint;
  • versiegeschiedenis;
  • Recoverable Items;
  • retention, indien geconfigureerd.
Voor eenvoudige gebruikersfouten is Microsoft 365 vaak goed uitgerust.
De vraag is vooral wat er gebeurt wanneer het standaard herstelmechanisme niet volstaat.

 

Wat als de fout pas maanden later wordt ontdekt?

Dan wordt het veel belangrijker om te weten welke retentie- en backuptermijnen je organisatie hanteert.

Stel dat iemand vandaag belangrijke bestanden verwijdert en niemand merkt het.

Pas maanden later blijkt tijdens een audit of klantvraag dat die informatie nog nodig was.

Een goede backupstrategie kijkt niet alleen naar "kan ik iets van gisteren terughalen?", maar ook naar hoe ver je in de tijd moet kunnen teruggaan.

 

Wat als een medewerker iets bewust verwijdert?

Niet ieder dataverlies is een ongeluk.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • een vertrekkende medewerker die bestanden verwijdert;
  • een kwaadwillende insider;
  • een gecompromitteerd account;
  • een script of applicatie die grote hoeveelheden data wijzigt of verwijdert.

Dan wil je niet volledig afhankelijk zijn van dezelfde primaire omgeving waarin het incident plaatsvond.

Een backup moet ook rekening houden met menselijk handelen en accountmisbruik.

 

En ransomware?

Ook clouddata kan geraakt worden wanneer een gecompromitteerd account of gesynchroniseerd toestel grote hoeveelheden bestanden wijzigt, versleutelt of verwijdert.

OneDrive en SharePoint bieden verschillende herstelmechanismen, maar ransomware is precies het soort scenario waarin je vooraf wilt weten:

  • welke herstelpunten beschikbaar zijn;
  • hoe lang ze beschikbaar blijven;
  • hoe snel grote hoeveelheden data kunnen worden hersteld;
  • of je een onafhankelijk herstelpad hebt.
Backup is een onderdeel van cyberweerbaarheid.
Security probeert een incident te voorkomen. Backup helpt wanneer preventie niet voldoende was.

 

Microsoft biedt tegenwoordig toch Microsoft 365 Backup?

Ja.

Microsoft heeft inmiddels een specifieke dienst voor Microsoft 365-backup beschikbaar.

Die is gericht op snelle backup en recovery van bepaalde Microsoft 365-workloads en is een andere dienst dan de gewone ingebouwde versiegeschiedenis, prullenbakken en retention.

Dat is juist een bevestiging van het onderscheid:
Microsoft 365 zelf bevat herstel- en retentiefuncties, terwijl backup als aparte dienst kan worden ingericht.

 

Moet mijn organisatie dan altijd een aparte backup hebben?

Voor bedrijfsdata raden we aan om dit bewust te beoordelen.

De juiste vraag is niet:

"Heeft Microsoft ergens nog een kopie?"

maar:

"Kan mijn organisatie haar kritieke data binnen de gewenste termijn en tot het gewenste herstelpunt terugzetten?"

Dat hangt af van:

  • hoe kritisch je data is;
  • welke Microsoft 365-diensten je gebruikt;
  • hoe lang je data moet kunnen herstellen;
  • hoe snel herstel moet gebeuren;
  • welke compliancevereisten gelden;
  • hoe groot de impact van dataverlies is.
Backup is een bedrijfsrisicobeslissing, geen vinkje dat automatisch door Microsoft wordt ingevuld.

 

Welke Microsoft 365-data moet je bekijken?

Bij een backupstrategie kijk je minstens naar de workloads waarop je organisatie echt steunt.

Bijvoorbeeld:

  • Exchange Online-mailboxen;
  • OneDrive;
  • SharePoint Online;
  • Teams-data die op SharePoint en andere Microsoft 365-diensten steunt;
  • andere kritieke clouddata afhankelijk van de gekozen backupoplossing.
Niet iedere backupoplossing beschermt automatisch iedere Microsoft 365-component op exact dezelfde manier.
Daarom moet je weten wat werkelijk wordt geback-upt.

 

Backup moet ook daadwerkelijk herstelbaar zijn

Alleen kunnen zeggen dat er "een backup draait" is onvoldoende.

Een professioneel backupbeleid bepaalt ook:

  • hoe backups worden opgevolgd;
  • wat er gebeurt bij fouten;
  • wie herstel mag uitvoeren;
  • welke retentie geldt;
  • hoe restoreprocedures werken;
  • of herstel periodiek wordt getest.
Een backup waarvan niemand weet of die correct kan worden teruggezet, is geen betrouwbare herstelstrategie.

 

Ook backup moet goed beveiligd worden

Een backup bevat een kopie van vaak zeer gevoelige bedrijfsdata.

Daarom moet ook de backupomgeving beschermd worden.

Denk aan:

  • sterke authenticatie;
  • MFA;
  • least privilege;
  • beperkte administratorrechten;
  • logging en auditing;
  • duidelijke herstelrechten;
  • beveiliging tegen ongeoorloofde verwijdering.
Backupdata is zelf kritieke data en verdient dus dezelfde aandacht voor security.

 

En GDPR?

Een backup bevat vaak persoonsgegevens.

Daardoor moet je ook rekening houden met:

  • doelbinding;
  • toegangsbeperking;
  • bewaartermijnen;
  • beveiliging van de backup;
  • afspraken met leveranciers en verwerkers;
  • verwijderings- en retentiebeleid.
"We bewaren alles voor altijd, want opslag is goedkoop" is geen goed GDPR-beleid.
Ook backupretentie moet bewust worden bepaald.

 

Wat is de grootste misvatting?

"Het staat in Microsoft 365, dus Microsoft heeft daar automatisch een onbeperkte backup van."

Dat is een te eenvoudige voorstelling.

Microsoft levert een uiterst robuust cloudplatform met verschillende ingebouwde herstelmechanismen. Maar jouw organisatie blijft verantwoordelijk voor de vraag welke data ze moet kunnen herstellen, hoe lang en binnen welke termijn.

Cloud vervangt je backupstrategie niet. Cloud verandert hoe je die strategie invult.

 

Hoe bepaalt FLEXAMIT wat je nodig hebt?

FLEXAMIT kijkt niet alleen naar de vraag of er technisch "een backup" bestaat.

We bekijken:

  • welke Microsoft 365-data bedrijfskritisch is;
  • hoe lang herstelpunten nodig zijn;
  • hoe snel herstel moet kunnen gebeuren;
  • welke ingebouwde Microsoft 365-herstelmogelijkheden al bestaan;
  • waar aanvullende backup nuttig of noodzakelijk is;
  • welke retentie en GDPR-vereisten gelden;
  • hoe toegang tot backups wordt beveiligd;
  • hoe restoreprocedures worden opgevolgd.
FLEXAMIT beschouwt backup als onderdeel van de totale cybersecurity- en continuïteitsstrategie.

We combineren Microsoft 365-kennis, security, backup, retention en recovery zodat je niet pas na een incident ontdekt wat wel en niet herstelbaar is. 

Onze cybersecurityexpertise werd drie jaar op rij erkend door onze Microsoft-distributeur met de award Cybersecurity Partner of the Year. 

Wil je weten of jouw Microsoft 365-data vandaag voldoende beschermd en herstelbaar is? 

Neem contact op met: 

sales@flexamit.com 

 

Data verloren?

Heb je per ongeluk bestanden, e-mails of andere Microsoft 365-data verwijderd?

Wacht niet te lang.

Herstelmogelijkheden kunnen afhankelijk zijn van bewaartermijnen en configuratie. 

Ben je klant bij FLEXAMIT? Neem zo snel mogelijk contact op via: 

support@flexamit.com 

Vermeld zo precies mogelijk wat verdwenen is, van waar, en wanneer je het voor het laatst nog zag.

 

Kort samengevat

  • Microsoft 365 heeft een zeer robuuste infrastructuur en verschillende ingebouwde herstelmogelijkheden.
  • Dat is niet automatisch hetzelfde als een onafhankelijke volledige backupstrategie.
  • Prullenbakken, versiebeheer en retention hebben elk een eigen doel en beperkingen.
  • Microsoft biedt inmiddels ook Microsoft 365 Backup als afzonderlijke backupdienst.
  • Je organisatie moet zelf bepalen welke data ze hoe lang en hoe snel moet kunnen herstellen.
  • Backup beschermt ook tegen menselijke fouten, kwaadwillige verwijdering en bepaalde incidenten.
  • Backupdata moet zelf goed beveiligd worden.
  • Ook backupretentie moet passen binnen GDPR en het bewaarbeleid van de organisatie.
  • Een backup moet niet alleen bestaan, maar ook controleerbaar herstelbaar zijn.
  • "Het staat in de cloud" is geen volwaardige backupstrategie.

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.