Bellen en oproepen beheren met Microsoft Teams

Met Microsoft Teams kun je interne en, wanneer Teams Phone voor jouw account is geconfigureerd, externe telefoongesprekken voeren en ontvangen. In deze handleiding lees je hoe je belt, oproepen beantwoordt, gesprekken doorverbindt, doorschakeling instelt en de beschikbaarheid van collega's controleert.

Goed om te weten
Iedereen met de juiste Teams-functionaliteit kan collega's via Teams bellen. Voor het bellen naar en ontvangen van oproepen van gewone telefoonnummers moet je organisatie Microsoft Teams Phone en telefonie voor jouw account hebben geconfigureerd.

1. Zelf een oproep starten

Je kunt een collega rechtstreeks via Teams bellen. Beschikt jouw account over Teams Phone, dan kun je afhankelijk van de configuratie ook gewone telefoonnummers bellen.

Via Oproepen

Open Microsoft Teams.
Ga naar Oproepen of Calls.
Zoek de collega die je wilt bellen.
Beschikt jouw account over telefonie, dan kun je ook een telefoonnummer invoeren via het toetsenblok.
Klik op het telefoonpictogram om de oproep te starten.

Sneller bellen vanuit een chat
Heb je al een chat geopend met een collega? Klik dan rechtsboven in de chat op het telefoonpictogram voor een audiogesprek of op het camerapictogram voor een videogesprek.

2. Een oproep ontvangen

Wanneer iemand je via Teams belt, verschijnt een melding op je scherm.

Afhankelijk van het type oproep kun je:

de oproep met audio beantwoorden;
de oproep met video beantwoorden;
de oproep weigeren.

Let op: wat er gebeurt wanneer je een oproep weigert of niet beantwoordt, hangt af van je ingestelde oproepafhandeling. De oproep kan bijvoorbeeld naar voicemail, een collega, een oproepgroep of een ander nummer worden doorgestuurd.

3. Functies tijdens een gesprek

Tijdens een actief gesprek toont Teams bovenaan of onderaan het gespreksvenster de beschikbare gespreksknoppen.

Afhankelijk van het type gesprek en je Teams-configuratie kun je onder andere:

je microfoon dempen of opnieuw inschakelen;
je camera in- of uitschakelen;
het gesprek in de wacht zetten;
een andere persoon aan het gesprek toevoegen;
het gesprek doorverbinden;
je scherm of een venster delen;
extra functies openen via Meer acties (...).

Niet iedere knop is bij ieder gesprek zichtbaar. Teams past de beschikbare functies aan op basis van het gesprek, je licentie en de instellingen van je organisatie.

4. Een gesprek doorverbinden

Een actief telefoongesprek kun je doorverbinden naar een collega of, wanneer dit voor jouw account beschikbaar is, naar een ander telefoonnummer.

Direct doorverbinden

Gebruik deze optie wanneer je de oproep onmiddellijk wilt doorgeven zonder eerst met de ontvanger te spreken.

Kies tijdens het gesprek Doorverbinden. Afhankelijk van je Teams-versie vind je deze knop rechtstreeks in de gespreksknoppen of onder Meer acties (...).
Zoek de collega of voer het gewenste nummer in.
Selecteer de juiste persoon of bestemming.
Kies Doorverbinden om de oproep over te dragen.

Eerst ruggespraak houden

Wil je eerst met je collega spreken voordat je de beller doorverbindt? Gebruik dan Ruggespraak of Consult then transfer.

Kies tijdens het gesprek Ruggespraak of de overeenkomstige optie onder Doorverbinden.
Zoek de collega naar wie je wilt doorverbinden.
Neem eerst via chat of een oproep contact op met die collega.
De oorspronkelijke beller blijft ondertussen in de wacht.
Kies Doorverbinden zodra de collega klaar is om het gesprek over te nemen.

Advies: gebruik bij klantgesprekken bij voorkeur ruggespraak wanneer je niet zeker bent of de collega beschikbaar is of het dossier kan overnemen.

Rechtstreeks naar voicemail
Wanneer deze optie voor de betreffende Teams-gebruiker beschikbaar is, kun je een gesprek ook rechtstreeks naar diens werkvoicemail doorverbinden.

5. Oproepen automatisch doorschakelen

Naast het handmatig doorverbinden van één actief gesprek kun je ook vooraf bepalen wat Teams met je inkomende oproepen moet doen.

Oproepafhandeling openen

Klik bovenaan Teams op Instellingen en meer (...) naast je profielfoto.
Kies Instellingen.
Ga naar Oproepen.
Zoek Oproepafhandeling en doorschakelen.

Afhankelijk van je licentie en de configuratie van je organisatie kun je onder andere instellen dat:

oproepen altijd naar een collega of ander nummer worden doorgeschakeld;
oproepen naar je voicemail gaan;
een andere persoon of oproepgroep gelijktijdig mee overgaat;
een andere bestemming pas na een bepaalde tijd wordt gebeld;
een oproepgroep je oproepen mee behandelt;
een ingestelde gedelegeerde oproepen namens jou kan ontvangen.

Let op: zie je deze instellingen niet? Dan kan de functie ontbreken in je Teams Phone-licentie of door je organisatie centraal zijn beperkt. Neem in dat geval contact op met FLEXAMIT.

6. De beschikbaarheid van collega's bekijken

Teams toont met een statusindicator of een collega waarschijnlijk beschikbaar is.

Veelvoorkomende statussen zijn:

Beschikbaar	De gebruiker is actief en er is geen bezette status actief.
Bezet	De gebruiker is bijvoorbeeld in een vergadering, gesprek of heeft de status zelf ingesteld.
Niet storen	De gebruiker wil zo weinig mogelijk onderbroken worden. Meldingen kunnen worden onderdrukt.
Zo terug / Afwezig	De gebruiker is tijdelijk niet actief of heeft deze status zelf gekozen.
Offline	Teams ziet de gebruiker momenteel niet als actief beschikbaar.

Teams kan de status automatisch aanpassen op basis van activiteit, agenda-afspraken en actieve gesprekken. Een gebruiker kan bepaalde statussen ook zelf instellen.

Belangrijk: een Teams-status is een indicatie van beschikbaarheid, geen garantie. Iemand met de status Beschikbaar kan bijvoorbeeld toch tijdelijk niet in staat zijn om een oproep te beantwoorden.

Bellen of doorschakelen werkt niet?

Kun je niet naar een extern telefoonnummer bellen, ontbreekt het toetsenblok of zie je bepaalde oproepinstellingen niet?

Controleer eerst of:

je met het juiste Microsoft 365-account bent aangemeld;
Teams een actieve internetverbinding heeft;
je microfoon en luidspreker correct geselecteerd zijn;
de functie Oproepen beschikbaar is in Teams;
je voor externe telefonie over de juiste Teams Phone-configuratie beschikt.

Lukt het daarna nog niet? Neem contact op met FLEXAMIT. We controleren je Teams Phone-licentie, telefonieconfiguratie, oproepbeleid en doorschakelinstellingen.

Gerelateerd aan

Zoeken

Welkom bij FLEXAMIT