Le premier jour de travail d’un nouveau collaborateur ne devrait pas commencer par :

• « Mon ordinateur portable n’est pas encore là. »
• « Je ne peux pas me connecter. »
• « Je n’ai pas accès à Teams. »
• « Ma boîte mail n’existe pas encore. »
• « Quels programmes me faut-il exactement ? »
• « Quelqu’un peut-il me donner les droits d’administrateur ? »

Pourquoi est-il si important de tout organiser à l’avance ?

L’intégration IT ne se limite pas à commander un ordinateur portable.

Un nouveau collaborateur obtient accès à des informations d’entreprise, à la communication, aux applications et parfois à des données sensibles.

C’est pourquoi plusieurs éléments doivent être correctement coordonnés :

• identité ;
• Microsoft 365 ;
• gestion des appareils ;
• sécurité ;
• droits d’accès ;
• applications SaaS ;
• Teams et SharePoint ;
• boîtes mail partagées ;
• téléphonie ;
• applications spécifiques à l’entreprise éventuelles.

1. Fournissez à l’IT les bonnes informations à temps

Pour une bonne intégration, l’IT a besoin au minimum d’informations de base correctes.

Par exemple :

• nom complet ;
• date de début ;
• fonction ;
• département ;
• responsable hiérarchique ;
• lieu de travail ou site ;
• matériel nécessaire ;
• applications requises ;
• équipes Teams, sites SharePoint et groupes nécessaires ;
• boîtes mail partagées nécessaires ;
• droits particuliers éventuels.

2. Créez le compte Microsoft 365 à l’avance

Le compte utilisateur constitue généralement la base de l’identité numérique.

Il est notamment lié à :

• adresse e-mail ;
• licence Microsoft 365 ;
• Teams ;
• SharePoint ;
• OneDrive ;
• groupes de sécurité ;
• autres applications cloud.

Le compte est préférable à préparer avant le premier jour de travail, mais l’accès ne doit pas nécessairement être actif avant que le collaborateur commence effectivement.

3. Choisissez la bonne licence Microsoft 365

Tous les collaborateurs n’ont pas besoin de la même licence.

Un employé administratif, un magasinier et un gestionnaire IT peuvent utiliser une combinaison complètement différente de services.

Examinez donc :

• le besoin en e-mail ;
• les applications Office sur bureau ;
• Teams ;
• Intune ;
• fonctionnalités de sécurité ;
• services Microsoft supplémentaires éventuels ;
• autres applications SaaS.

4. Assurez-vous que l’ordinateur portable est prêt

Un ordinateur portable d’entreprise doit être plus qu’un simple nouvel ordinateur sorti de sa boîte.

Pour le premier jour, l’appareil doit idéalement :

• être enregistré dans l’environnement de gestion ;
• avoir les bons paramètres de sécurité ;
• utiliser le chiffrement du disque ;
• bénéficier d’une protection endpoint ;
• contenir les applications nécessaires ;
• recevoir des mises à jour ;
• être prêt à être utilisé par le bon utilisateur.

5. Sécurisez l’appareil dès la première utilisation

La sécurité ne doit pas être activée plusieurs semaines plus tard.

Un appareil d’entreprise moderne doit être correctement sécurisé dès la première connexion.

Pensez notamment à :

• BitLocker ou autre chiffrement de disque ;
• Windows Hello ;
• MFA (authentification multifacteur) ;
• sécurité endpoint ;
• mises à jour automatiques ;
• conformité de l’appareil ;
• accès conditionnel ;
• gestion centralisée.

6. Mettez en place la MFA avant que le collaborateur commence réellement à travailler

La première connexion est un moment logique pour configurer correctement une authentification forte.

Selon l’environnement, cela peut se faire par exemple via :

• Microsoft Authenticator ;
• passkeys ;
• Windows Hello for Business ;
• autres méthodes d’authentification approuvées.

7. Donnez uniquement les droits nécessaires

Une erreur fréquente lors de l’intégration est de copier les droits d’un collaborateur existant.

Par exemple :

Cela semble rapide, mais Jean peut avoir obtenu au fil des années de nombreux droits supplémentaires qui ne correspondent pas à la nouvelle fonction.

8. Gérez Teams et SharePoint de manière réfléchie

Un nouveau collaborateur ne doit pas automatiquement avoir accès à toutes les équipes Teams et sites SharePoint de son département.

Vérifiez :

• quelles équipes Teams sont nécessaires ;
• quels sites SharePoint sont nécessaires ;
• quels groupes y sont associés ;
• si un accès en lecture seule ou en modification est requis ;
• si des informations sensibles sont présentes.

9. N’oubliez pas les boîtes mail partagées et les listes de distribution

Un collaborateur peut avoir besoin d’accéder à :

• sales@ ;
• info@ ;
• support@ ;
• facturation@ ;
• autres boîtes mail partagées ;
• listes de distribution ;
• groupes Microsoft 365.

Ici aussi, seuls les accès fonctionnels doivent être accordés.

10. Organisez également les autres applications SaaS

Microsoft 365 est rarement la seule application utilisée par quelqu’un.

Pensez par exemple à :

• CRM ;
• ERP ;
• comptabilité ;
• plateforme RH ;
• ticketing ;
• téléphonie ;
• gestionnaire de mots de passe ;
• gestion de projet ;
• portails clients et fournisseurs.

11. Utilisez des comptes personnels

Dans la mesure du possible, chaque collaborateur reçoit un compte propre.

Évitez les constructions telles que :

Les comptes personnels assurent :

• une responsabilité claire ;
• une meilleure traçabilité ;
• une MFA personnelle ;
• une intégration simplifiée ;
• un départ beaucoup plus sécurisé.

12. Utilisez un gestionnaire de mots de passe

Le collaborateur a-t-il besoin d’accéder à des identifiants d’entreprise partagés ?

Ne les partagez pas via :

• e-mail ;
• Teams ;
• WhatsApp ;
• Excel ;
• un post-it collé à l’écran.

Utilisez un gestionnaire de mots de passe professionnel dans lequel les accès sont attribués et révoqués de manière centralisée.

13. N’oubliez pas la sensibilisation à la sécurité

Un nouveau collaborateur ne doit pas seulement savoir comment fonctionne Teams.

Il ou elle doit dès le départ savoir :

• à quoi peut ressembler une tentative de phishing ;
• qu’il faut refuser les demandes MFA inattendues ;
• comment signaler les messages suspects ;
• comment partager les données d’entreprise en toute sécurité ;
• quelle est la politique concernant les mots de passe ;
• que faire en cas de perte d’un appareil ;
• qui contacter en cas de doute.

14. Le RGPD commence aussi dès le jour 1

Un nouvel utilisateur peut avoir accès à des données personnelles de :

• clients ;
• fournisseurs ;
• collègues ;
• candidats ;
• autres personnes concernées.

Du point de vue du RGPD, l’accès doit donc être limité à ce qui est nécessaire pour la fonction.

15. Accordez les droits d’administrateur uniquement lorsqu’ils sont vraiment nécessaires

Donner les droits d’administrateur à un collaborateur « parce que c’est plus simple » n’est pas un bon point de départ.

Les droits élevés augmentent l’impact de :

• erreurs humaines ;
• logiciels malveillants ;
• abus de compte ;
• phishing ;
• un appareil compromis.

16. Pensez dès maintenant au départ futur

Une bonne intégration rend un futur départ prévisible.

Si lors de l’intégration on enregistre :

• les comptes créés ;
• les licences attribuées ;
• les groupes auxquels la personne appartient ;
• les applications utilisées ;
• les appareils liés ;
• les droits particuliers existants ;

vous saurez plus tard ce qu’il faut révoquer.

Qui peut demander un nouvel utilisateur ?

L’intégration ne doit pas non plus se faire uniquement sur la base d’une demande informelle.

Un nouvel utilisateur peut en effet avoir accès à des informations sensibles de l’entreprise, des données personnelles et des applications métiers.

FLEXAMIT attend donc que les demandes proviennent d’une personne autorisée ou mandatée au sein de l’organisation.

Selon le client, cela peut être par exemple :

• le dirigeant ;
• les ressources humaines ;
• le responsable hiérarchique ;
• un responsable IT désigné ;
• un autre contact formellement mandaté.

À quoi ressemble une première journée idéale ?

À quoi ressemble une mauvaise première journée ?

Cela n’est pas seulement inefficace. Plusieurs de ces solutions temporaires créent aussi des risques de sécurité et de confidentialité.

Utilisez une procédure d’intégration fixe

Les nouveaux collaborateurs ne devraient pas être configurés à chaque fois via des e-mails isolés et des instructions orales.

Une bonne organisation utilise une checklist fixe.

FLEXAMIT peut gérer l’ensemble du processus d’intégration

Une bonne intégration combine :

• Microsoft 365 ;
• gestion des identités et des accès ;
• cybersécurité ;
• gestion des endpoints ;
• matériel ;
• applications SaaS ;
• sensibilisation à la sécurité ;
• confidentialité et RGPD ;
• processus d’entreprise.

Un nouveau collaborateur arrive ?

Vous souhaitez améliorer l’intégration de manière structurelle ?

Votre organisation n’a pas de procédure d’intégration fixe ou les nouveaux collaborateurs sont encore configurés de façon ad hoc ?

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