Envoyer un e-mail ne signifie pas automatiquement qu’il arrivera dans la boîte de réception du destinataire.

Les plateformes de messagerie réceptrices telles que Microsoft 365, Gmail et d’autres fournisseurs évaluent chaque message selon différents signaux avant de décider s’il :

• arrive dans la boîte de réception ;
• atterrit dans le courrier indésirable ;
• est mis en quarantaine ;
• ou est complètement rejeté.

Pourquoi un serveur de messagerie décide-t-il que mon message est un spam ?

Les filtres anti-spam examinent bien plus que des mots comme « gratuit » ou « promotion ».

Ils analysent notamment :

• si l’expéditeur est authentifié techniquement de manière correcte ;
• la réputation du domaine expéditeur ;
• la réputation de l’infrastructure d’envoi ;
• le nombre de messages envoyés ;
• la manière dont les destinataires ont interagi avec les messages précédents ;
• si les adresses sont valides et à jour ;
• le contenu et la structure du message ;
• les liens et les pièces jointes ;
• les signaux ressemblant à du phishing ou du spoofing.

1. Vérifiez le SPF

SPF signifie Sender Policy Framework.

Via un enregistrement DNS, vous indiquez quels serveurs mail sont autorisés à envoyer des e-mails au nom de votre nom de domaine.

Ainsi, un serveur de messagerie récepteur peut vérifier si un message de, par exemple :

a bien été envoyé via un serveur autorisé à cet effet.

Pensez par exemple à :

• logiciels CRM ;
• logiciels de comptabilité ;
• boutiques en ligne ;
• plateformes de newsletters ;
• systèmes de ticketing ;
• imprimantes et scanners ;
• outils marketing.

2. Utilisez DKIM

DKIM signifie DomainKeys Identified Mail.

DKIM ajoute une signature cryptographique aux e-mails sortants. Le serveur de messagerie récepteur peut vérifier via DNS si cette signature est valide.

Cela permet de prouver que :

• l’e-mail a bien été signé au nom du domaine concerné ;
• les parties importantes du message n’ont pas été modifiées de manière indésirable en cours de route.

3. DMARC renforce l’ensemble

DMARC signifie Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance.

DMARC s’appuie sur SPF et DKIM et aide à déterminer ce que les serveurs de messagerie récepteurs doivent faire lorsqu’un message ne peut pas être authentifié correctement au nom de votre domaine.

DMARC peut être configuré avec une politique telle que :

• none – principalement pour la surveillance ;
• quarantine – traiter de préférence les messages suspects séparément ;
• reject – rejeter les messages non conformes.

Pourquoi SPF, DKIM et DMARC sont-ils si importants ?

Les fournisseurs modernes de messagerie utilisent l’authentification des e-mails comme un signal important pour évaluer les expéditeurs.

Une configuration correcte aide à :

• rendre plus difficile le spoofing de votre domaine ;
• donner plus de confiance aux serveurs de messagerie récepteurs dans les messages légitimes ;
• mieux distinguer les expéditeurs erronés ou frauduleux ;
• mieux protéger la réputation de votre domaine.

4. Votre réputation joue un rôle important

Les plateformes de messagerie construisent au fil du temps une image de la réputation des expéditeurs.

Cette réputation peut être affectée négativement lorsque :

• beaucoup de messages sont marqués comme spam ;
• vous envoyez de grandes quantités de courrier indésirable ;
• beaucoup d’adresses n’existent pas et les messages rebondissent ;
• un compte est piraté et commence à envoyer du spam ;
• votre modèle d’envoi change soudainement de manière importante ;
• vos listes de diffusion sont mal entretenues.

5. N’envoyez pas de newsletters depuis une boîte mail ordinaire

Microsoft 365 est avant tout conçu pour la communication professionnelle normale.

Utiliser une simple boîte mail Microsoft 365 pour envoyer soudainement des milliers de mails marketing ou de newsletters n’est pas une bonne idée.

Les envois massifs peuvent :

• activer la détection de spam ;
• atteindre les limites d’envoi ;
• affecter la réputation ;
• faire en sorte qu’un utilisateur ne puisse plus envoyer temporairement.

6. Maintenez vos listes de diffusion propres

Si vous envoyez régulièrement à de vieilles adresses erronées ou inexistantes, vous recevrez beaucoup de rebonds.

C’est un mauvais signal pour les filtres anti-spam.

Par conséquent :

• supprimez les adresses qui rebondissent de manière permanente ;
• n’achetez pas de listes d’adresses e-mail aléatoires ;
• envoyez des mails uniquement à des personnes pour lesquelles vous avez une raison légitime ;
• facilitez la désinscription dans les communications marketing ;
• maintenez les adresses et les consentements à jour.

7. Le contenu de votre e-mail compte aussi

Même avec une configuration DNS parfaite, un message peut encore être considéré comme spam.

Faites attention par exemple à :

• un nombre extrêmement élevé de liens ;
• des URL raccourcies suspectes ;
• des liens vers des domaines à mauvaise réputation ;
• des pièces jointes inhabituelles ;
• des messages ressemblant fortement à du phishing ;
• des objets trompeurs ;
• des mails marketing agressifs ou indésirables.

8. Vérifiez aussi les systèmes qui envoient des mails en votre nom

Une erreur fréquente est que Microsoft 365 est parfaitement configuré, mais pas d’autres applications.

Par exemple :

• un site web qui envoie des devis ;
• une boutique en ligne ;
• un logiciel de comptabilité ;
• un CRM ;
• un système de ticketing ;
• un scanner ;
• une plateforme marketing.

Si une telle application envoie des e-mails avec :

alors cette méthode d’envoi doit aussi être correctement intégrée dans vos configurations SPF, DKIM et DMARC.

9. Un compte piraté peut nuire à votre réputation

Lorsqu’un compte Microsoft 365 est piraté, les attaquants essaient parfois de l’utiliser pour envoyer de grandes quantités de phishing ou de spam.

Microsoft contrôle donc aussi les e-mails sortants pour détecter des comportements suspects.

Quand un compte envoie beaucoup ou des e-mails suspects, Microsoft peut prendre des mesures pour protéger le reste de l’infrastructure et la réputation.

10. Ne demandez pas simplement au destinataire de vous mettre sur une liste blanche

Lorsqu’un client ne reçoit pas votre message, il peut sembler tentant de lui demander simplement d’ajouter votre adresse e-mail ou votre domaine à une liste sûre.

Cela peut aider dans une situation spécifique, mais ne doit pas remplacer la résolution de la cause sous-jacente.

Si plusieurs destinataires traitent vos mails comme du spam, vous devez d’abord examiner :

• SPF ;
• DKIM ;
• DMARC ;
• les en-têtes des mails ;
• la réputation ;
• les rebonds et messages d’erreur ;
• le comportement d’envoi ;
• les plateformes mail utilisées.

Comment savoir pourquoi un e-mail spécifique finit dans les spams ?

Cela nécessite généralement une analyse technique.

Un spécialiste peut notamment examiner :

• les en-têtes complets de l’e-mail ;
• les résultats SPF ;
• la validation DKIM ;
• l’alignement DMARC ;
• le flux mail et le traçage des messages ;
• les codes d’erreur et rapports de non-livraison ;
• le serveur d’envoi utilisé ;
• la réputation du domaine et de l’IP ;
• d’éventuels blocages ;
• le contenu et les liens dans le message.

Faites configurer professionnellement votre domaine e-mail

L’e-mail est un des moyens de communication les plus importants d’une entreprise. Un environnement mail mal configuré peut affecter la délivrabilité et la sécurité.

Une configuration professionnelle ne se limite donc pas à un seul enregistrement DNS.

Il faut notamment vérifier :

• quels systèmes envoient des mails au nom de votre domaine ;
• si le SPF est correct ;
• si le DKIM est correctement appliqué ;
• si le DMARC est bien configuré ;
• si tous les flux d’envoi légitimes sont alignés ;
• comment les mails marketing sont envoyés ;
• si le spam sortant et les comptes compromis sont surveillés ;
• si votre domaine est suffisamment protégé contre le spoofing.

Vous avez un problème concret maintenant ?

Vous êtes client chez FLEXAMIT et des messages importants sont soudainement refusés, arrivent systématiquement dans les spams ou vous recevez un message d’erreur ?

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