www.flexamit.com | Making the cloud Transparent

Een gedeeld postvak openen en gebruiken in Outlook Web App

Volgen

Als u volledige toegangsmachtigingen hebt voor een gedeeld postvak dat in het adresboek wordt weergegeven, kunt u dit postvak openen met Outlook Web App of een bureaubladversie van Outlook (bijvoorbeeld Outlook 2013).

Wat is de bedoeling van gedeelde postvakken? Een specifieke groep personen kan hiermee e-mail controleren en verzenden vanuit een openbare e-mailalias, zoals info@contoso.com of contact@contoso.com. Wanneer een persoon in de groep een bericht beantwoordt dat naar het gedeelde postvak is verzonden, lijkt het e-mailbericht afkomstig te zijn van het gedeelde postvak, niet van de individuele gebruiker. U kunt ook het gedeelde postvak gebruiken als een gedeelde teamagenda.

De beheerder voor uw organisatie moet het gedeelde postvak maken en u toevoegen aan de groep gebruikers voordat u kunt werken met het postvak.

Zie ook de video

Hoe open ik een gedeeld postvak?

Er zijn twee manieren om een gedeeld postvak te openen met Outlook Web App. Het is een goed idee om beide methoden uit te proberen om te kijken wat voor u het beste werkt.

Het gedeelde postvak toevoegen zodat het wordt weergegeven onder uw primaire postvak in Outlook Web App

Het is raadzaam deze methode te gebruiken als u de e-mail in uw primaire postvak tegelijk wilt controleren met uw e-mail in het gedeelde postvak. Nadat u deze taak hebt voltooid, worden het gedeelde postvak en de bijbehorende mappen automatisch weergegeven in het linker navigatiegedeelte wanneer u Outlook Web App daarna opent.

  1. Meld u aan bij uw account in Outlook Web App.
  2. Klik met de rechtermuisknop op uw primaire postvak in het mappenvenster en klik vervolgens op Gedeelde map toevoegen.
  3. Typ in het dialoogvenster Gedeelde map toevoegen de naam van het gedeelde postvak, selecteer de naam en klik op Toevoegen.

Het gedeelde postvak wordt weergegeven in de mappenlijst in Outlook Web App. Het gedeelde postvak wordt daar steeds weergegeven wanneer u Outlook Web App opent. U kunt de mappen in het gedeelde postvak op dezelfde manier uitvouwen of samenvouwen zoals in het primaire postvak. U kunt het gedeelde postvak ook verwijderen uit de mappenlijst als u het gedeelde postvak daar niet meer wilt weergeven. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het gedeelde postvak en klik vervolgens op Verwijderen.

Het gedeelde postvak openen in een eigen browservenster

Het is raadzaam deze methode te gebruiken als u de e-mail in het gedeelde postvak wilt lezen en beheren in een eigen browservenster.

  1. Meld u aan bij uw account in Outlook Web App.
  2. Klik in de navigatiebalk boven aan het scherm Outlook Web App op uw naam. Er wordt een vervolgkeuzelijst weergegeven.
  3. Klik op Ander postvak openen.
  4. Typ het e-mailadres van het andere postvak dat u wilt openen. Er wordt nog een sessie van Outlook Web App geopend in een ander venster, waarin u toegang hebt tot het andere postvak.

 Tip    Als u het e-mailadres van het postvak verkeerd typt, wordt een tweede venster geopend waarin wordt aangegeven dat de webpagina niet kan worden gevonden. Typ het e-mailadres opnieuw.

Hoe verzend ik e-mail via het gedeelde postvak?

Ga als volgt te werk als u een e-mail vanuit het gedeelde postvak wilt verzenden met Outlook Web App:

  1. Klik boven de mappenlijst op Nieuwe e-mailNieuwe e-mail. In het leesvenster wordt een nieuw berichtenformulier geopend.
  2. Klik op Meer Pictogram Meer of Meer opties en selecteer Weergeven van. Hiermee kunt u zien dat de personen die dit e-mailbericht ontvangen, zien dat dit afkomstig is van het gedeelde postvak en niet van uw eigen e-mailaccount.
  3. Als u geadresseerden wilt toevoegen, typt u de naam van een persoon in uw map met contactpersonen of in de adreslijst van de organisatie of typt u het e-mailadres in het veld Aan of CC. De eerste keer dat u de naam van een bepaalde persoon invoert, wordt door Outlook Web App gezocht naar het adres van deze persoon. Hierna wordt de naam opgeslagen in de cache, zodat deze sneller wordt omgezet.
  4. Voer een onderwerp in.
  5. Typ het bericht dat u wilt verzenden.
  6. Als u klaar bent en het bericht wilt verzenden, klikt u op Verzenden verzenden.

Hoe gebruik ik de gedeelde agenda?

Een ander voordeel van het gebruik van een gedeeld postvak is dat iedereen die toegang heeft tot het gedeelde postvak, ook de agenda kan bekijken. Aangezien u toegang hebt tot het gedeelde postvak, hebt u volledig toegang tot de agenda. U kunt gebeurtenissen in de agenda maken, bewerken en verwijderen. U kunt deze agenda op dezelfde manier gebruiken als uw eigen agenda. Hierna ziet u andere acties die u kunt uitvoeren met de agenda van het gedeelde postvak:

  • U kunt het team laten weten wanneer u op vakantie bent of wanneer u niet op kantoor bent.
  • U kunt een teamvergadering maken.
  • U kunt een agendagebeurtenis bewerken die iemand anders heeft gemaakt.
  • U kunt een vergadering annuleren die iemand anders heeft gemaakt.

De agenda weergeven

  1. Meld u via Outlook Web App aan bij uw postvak. Als u Office 365 gebruikt, meld u dan aan bij uw account op de Microsoft Online-portal.
  2. Klik met de rechtermuisknop op ANDERE AGENDA'S en klik vervolgens op Agenda openen.

De menuoptie Agenda openen van Outlook Web App

  1. Gebruik het vak Uit map om de gedeelde agenda te zoeken die u wilt openen. Selecteer het gedeelde postvak dat u wilt openen en klik op Openen.

Het dialoogvenster Agenda openen van Outlook Web App

  1. De gedeelde agenda wordt weergegeven in de mappenlijst in de agenda.

Outlook Web App met de agenda van een gedeeld postvak geselecteerd

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen